Dockit Metadata Manager

¿Qué es Dockit Metadata Manager?

Herramienta de administración de metadatos de SharePoint para analizar, limpiar y exportar

Dockit Metadata Manager for SharePoint le permite controlar todos los aspectos de la administración de metadatos en su SharePoint. Como todos saben, el contenido de SharePoint sin los metadatos adecuados hace que SharePoint sea solo un almacén de almacenamiento, lo que resulta en una adopción muy pobre por parte de los usuarios y una gran subutilización de las potentes características de SharePoint. Tanto si tiene un entorno de producción de SharePoint continuo y bien establecido como si acaba de comenzar a optimizar los metadatos de SharePoint antes o después de la migración de SharePoint, necesita un control total sobre cómo se organizan los metadatos de SharePoint y cómo se deben supervisar y administrar.

Por que Dockit Metadata Manager?

Inventario de metadatos

Descubra los metadatos de SharePoint en varios elementos, como sitios web, listas, bibliotecas, etc. Detecte los metadatos presentes en los recursos compartidos de archivos y carpetas antes de la migración de SharePoint. Primero necesita saber qué hay ahí fuera para realizar acciones adicionales en sus metadatos.

Analizar metadatos con Dockit Metadata Manager

Revise el inventario de metadatos de SharePoint y comprenda las áreas de posibles problemas en función de las quejas de los usuarios o de lo que requieren las operaciones empresariales a medida que continúan evolucionando. La capacidad de analizar metadatos basados en diferentes conjuntos de criterios le permite determinar con precisión los metadatos que pueden calificar para los cambios.

Comparar metadatos

Compare diferentes conjuntos de metadatos en SharePoint, como sitios, listas y documentos.

Realizar acciones en relación con los metadatos

Realice acciones en sus metadatos, como modificaciones y eliminaciones.

Seguimiento de cambios en los metadatos

Con Dockit Metadata Manager, realice un seguimiento de todos los cambios de metadatos y mantenga un historial de cambios de metadatos.

Organizar metadatos de SharePoint

• Revisar y actualizar los metadatos de SharePoint de forma masiva
• Editar y actualizar metadatos específicos y aplicarlos a otros elementos
• Exportar metadatos de SharePoint para realizar modificaciones masivas
• Actualizar metadatos de SharePoint de forma masiva

Revisar y actualizar la configuración de la lista de SharePoint de forma masiva

• Seleccione varias listas de SharePoint y edite las propiedades / configuraciones de las listas, como 'Título', 'Descripción', 'Aprobación de contenido', 'Control de versiones', etc.

Hay varias situaciones en las que los metadatos de listas específicas en SharePoint deben actualizarse de forma masiva. Por ejemplo, en un nuevo entorno de SharePoint, todas las configuraciones de lista recién creadas posiblemente se dejen con los valores predeterminados de forma intencionada o accidental. Después de un tiempo, estos problemas se identifican debido a las quejas de los usuarios. La tarea difícil aquí es identificar la configuración específica de las listas y hacerlas iguales o similares al entorno de origen de SharePoint. El Organizador de metadatos le ayuda a cumplir el requisito no solo de identificar la configuración de la lista, sino también de cambiar esos metadatos de forma masiva.

Editar y actualizar metadatos específicos y aplicarlos a otros elementos

• Seleccione una lista en SharePoint y actualice el mismo valor de metadatos para todos los documentos y carpetas que residen debajo para una columna específica o varias columnas.
• Seleccione un solo elemento de lista (o) varios elementos en SharePoint y actualice los metadatos para una columna específica o varias columnas.

Muchos usuarios desean actualizar un determinado valor de metadatos en un elemento de lista determinado (o) desean rellenar un determinado valor de metadatos para todos los elementos de una lista. Los requisitos de cada usuario son únicos, por lo que administrar los metadatos de SharePoint correctamente para que la búsqueda sea potente es un trabajo tedioso. La mayoría de los administradores de SharePoint consideran que las actualizaciones manuales de metadatos son un trabajo complicado, especialmente cuando el volumen de metadatos o contenido es grande. No hay una interfaz de usuario adecuada en SharePoint para cumplir este requisito, y esta característica específica en el organizador de metadatos llena este vacío.

Exportar metadatos de SharePoint para realizar modific

• Seleccione varias listas y exporte los metadatos de SharePoint a un documento de Excel.

Algunos usuarios desean los metadatos en un documento de Excel para fines de revisión y actualización. Microsoft Excel sigue siendo una de las mejores y preferidas herramientas para modificar y actualizar metadatos de manera eficiente en SharePoint.

Analizar metadatos de SharePoint con el Administrador de metadatos de Dockit

La herramienta Analizador de Dockit Metadata Manager ayuda a realizar un análisis exhaustivo de los metadatos y proporciona una visión detallada de cómo se organizan los metadatos actuales. A continuación se muestran algunos ejemplos del tipo de análisis de metadatos de SharePoint que puede realizar.

• Asegúrese de que todos los documentos/carpetas contienen un número (o) de valores de fecha y hora para la columna de texto.
• Asegúrese de que la columna de opciones contenga más opciones, por lo que no se puede utilizar.
• Compare metadatos entre diferentes sitios, listas y documentos. Le ayuda a optimizar los metadatos que no cumplen las normas.
• Buscar y analizar metadatos en función de ciertos criterios predefinidos. Esta poderosa herramienta de metadatos le permite profundizar en sus metadatos para identificar inconsistencias y errores.

Revisar la estructura y las columnas de la lista de SharePoint

Revise la estructura de las listas de SharePoint para detectar problemas como:

• La lista contiene más elementos de los recomendados (superando el límite)
• La lista contiene más carpetas en su estructura de las recomendadas
• Columnas no utilizadas en la lista de SharePoint

Requisitos del sistema:

CPU: procesador de doble núcleo de 1,8 GHz

RAM: 2 GB

HDD / SSD: 50 GB de espacio libre en la unidad principal

Sistema operativo: Microsoft Windows 8 de 32 bits, Microsoft Windows 7 de 32 bits y Microsoft Windows Vista de 32 bits

Resolución: 1024×768