Excel Version Control

¿Qué es Excel Version Control?

Complemento de control de versiones: administre de forma segura el historial de revisiones y realice un seguimiento de los cambios en las hojas de cálculo de Excel

Algunas decepciones son familiares para todos los usuarios de Excel. Usted o sus colegas pueden ingresar valores incorrectos o incluso eliminar datos críticos por error. La característica Seguimiento de cambios en MS Excel viene con limitaciones: el historial de cambios se elimina periódicamente, no realiza una copia de seguridad y solo funciona para libros compartidos. ¿Cómo puede proteger los datos sin pilas de copias de seguridad o macros complicadas?

El complemento XLTools Version Control soluciona estos problemas y mantiene sus datos seguros:

• Confirmar versiones con un solo clic y realizar un seguimiento de los cambios en un libro
• Comparar versiones y resaltar cambios
• Almacene las versiones de forma segura en un repositorio de Git en su propio PC
• Revise el registro de cambios y recupere cualquier versión anterior en cualquier momento
• Colaborar en un grupo y realizar un seguimiento de quién cambió qué y cuándo

Aprende a tu manera:

• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel con el control de versiones
• Cómo confirmar una versión del libro de Excel en el registro de cambios
• Cómo ver y diferenciar los cambios recientes antes de confirmar una versión
• Cómo guardar versiones de hoja de cálculo de Excel en el repositorio git
• Cómo abrir el registro de cambios y ver quién realizó los cambios y cuándo
• Cómo comparar dos versiones de una hoja de cálculo de Excel
• Cómo restaurar y revertir a una versión anterior del libro de Excel
• Cómo usar el control de versiones para un libro compartido de Excel
• Cómo habilitar el control de versiones para macros de VBA de Excel

Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel con el control de versiones

El complemento XLTools Control de versiones para libros de Excel es un control de revisión o una herramienta de control de código fuente. Ayuda a realizar un seguimiento de los cambios en los archivos de Excel y proporciona una imagen clara de quién, cómo y cuándo modificó el documento.

Abra un libro> haga clic en el botón 'Habilitar' en la cinta de OPCIONES de XLTools.O bien: Abra la pestaña Configuración de XLTools> Control de versiones> Habilitar.

A continuación, puede confirmar las versiones del libro y realizar un seguimiento de los cambios entre versiones.

Cómo confirmar una versión del libro de Excel en el registro de cambios

Asegúrese de que el Control de versiones esté activado:

Haga clic en el botón 'Habilitar' en la pestaña XLTools o abra 'Configuración' > pestaña de control de versiones> Habilitar.

Haga clic en 'Confirmar cambios' > se abrirá un cuadro de diálogo.

Agregue un comentario descriptivo para diferenciar las versiones, por ejemplo, "Archivo principal" > Aceptar.

Consejo: Antes de realizar cambios, confirme el archivo original en el registro de cambios. Esto le permitirá comparar versiones futuras con él, y restaurar el archivo principal si es necesario.

Mientras continúa editando el libro, continúe enviando versiones al registro de cambios siempre que lo considere necesario:

Realizar cambios> Cuando esté listo, haga clic en 'Confirmar cambios'> Agregar un comentario descriptivo> Aceptar.

Nota: Una versión se confirma solo a través del botón 'Confirmar cambios'. Si simplemente guarda el archivo, la versión no se confirmará en el registro de cambios.

Cómo ver y diferenciar los cambios recientes antes de confirmar una versión

Realice cambios> haga clic en 'Confirmar cambios'.

Para ver y diferenciar los cambios, haga doble clic en la hoja de cálculo modificada.

Se abrirá un nuevo libro temp. Las versiones actuales y más recientes se colocan en pestañas separadas. La última versión tiene los cambios resaltados en rojo.

Revise el resultado> haga clic en Aceptar para confirmar esta nueva versión o cancelar para volver a editar el libro.

Cómo guardar versiones de hoja de cálculo de Excel en el repositorio git

Todas las versiones de un libro de trabajo que se han confirmado en el registro de cambios se almacenan en el repositorio git del equipo. Al ser un sistema ampliamente adoptado para el control de revisiones, Git registra con precisión todos los cambios y no ocupa mucho espacio en disco.

Inmediatamente después de activar el Control de versiones, aparece automáticamente una nueva carpeta de repositorio 'WorkbookName_Revisions' de Git en la misma carpeta de destino que el libro. Este es el repositorio git que almacena de forma segura todas las versiones del libro.

Importante: NO elimine, cambie el nombre ni mueva esta carpeta. De lo contrario, se perderá el historial de todas las versiones.

Cómo abrir el registro de cambios y ver quién realizó los cambios y cuándo

Haga clic en el botón 'Registro de cambios' en la pestaña XLTools> se abrirá una ventana con todas las versiones confirmadas.

Revisar la lista de versiones: muestra los comentarios, el autor y la hora exacta en que se carga la versión.

Cómo comparar dos versiones de una hoja de cálculo de Excel

Haga clic en el 'Registro de cambios' > Se abrirá una ventana con todas las versiones confirmadas.

Expanda/recopile la lista para encontrar las versiones de la hoja de cálculo que desea comparar.

Seleccione dos hojas de Excel presionando el botón 'Ctrl' > Haga clic en el botón 'Mostrar cambios'.

XLTools genera un nuevo libro Temp. La hoja de trabajo con la versión 'Más reciente' muestra los cambios resaltados en rojo.

Cómo restaurar y revertir a una versión anterior del libro de Excel

Puede abrir cualquier versión confirmada previamente de un libro y guardarla como un archivo independiente. Esta es una herramienta de copia de seguridad de Excel útil: en cualquier momento puede recuperar o revertir a una versión anterior.

Haga clic en el botón 'Cambiar registro' > seleccione la versión del libro que desea restaurar.

Haga clic en el botón 'Guardar' > nombre y guárdelo como un archivo de Excel separado.

bien: Haga clic en el botón 'Abrir' para abrir primero la versión> Archivo> Guardar como> Nombre y guarde el archivo.

Cómo usar el control de versiones para un libro compartido de Excel

El complemento XLTools Version Control ayuda a organizar el trabajo en grupo y a colaborar en hojas de cálculo compartidas de manera efectiva.

Asegúrese de que todos los miembros de su equipo tienen el complemento XLTools instalado en sus equipos.

Coloque el libro en una carpeta compartida en su > Compartir el libro con los miembros del equipo.

Nota: Para confirmar las versiones, los miembros del equipo deben tener permisos de lectura y escritura. Esto impide que alguien fuera del grupo edite el libro con control de versiones.

Cada miembro puede confirmar y comparar versiones y ver el registro de cambios.

Requisitos del sistema:

CPU: procesador de doble núcleo a 1,8 GHz

RAM: 2 GB

HDD / SSD: 50 GB de espacio libre en la unidad principal

Sistema operativo: Microsoft Windows 8 de 32 bits, Microsoft Windows 7 de 32 bits y Microsoft Windows Vista de 32 bits

Resolución: 1024×768