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21/05/2024 21:58
Se você é um empresário ou gestor, provavelmente já sabe que a produtividade é um dos principais fatores para garantir o sucesso de um negócio. Afinal, quando as atividades são realizadas de maneira eficiente, é possível atingir as metas estabelecidas e manter a competitividade da organização no mercado.
No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios para melhorar a produtividade. Muitas vezes, as tarefas são realizadas de forma manual e pouco eficiente, o que acaba gerando atrasos e erros que impactam diretamente nos resultados do negócio.
Além disso, a produtividade também tem um impacto direto na qualidade de vida no trabalho. Quando as atividades são realizadas de maneira eficiente, é possível reduzir o estresse e a pressão sobre os colaboradores, criando um ambiente de trabalho mais saudável e agradável.
Mas afinal, como aumentar a produtividade na sua empresa? Existem diversas estratégias e ferramentas que podem ajudar a otimizar processos e garantir que as atividades sejam realizadas de forma mais eficiente. Neste artigo, vamos explorar algumas das principais dicas para aumentar a produtividade na sua empresa e alcançar os resultados desejados. Então, continue a leitura e descubra como impulsionar a produtividade em sua empresa.
A produtividade é um fator chave para o sucesso de qualquer negócio. Aumentar a produtividade pode trazer inúmeras vantagens para a empresa, como a redução de custos de produção, o aumento no lucro, a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, entre outros.
Redução de custos de produção, demissão e contratação de pessoas: Quando a empresa é mais produtiva, é possível produzir mais em menos tempo, o que pode resultar na redução de custos com a produção, assim como com demissão e contratação de pessoas.
Aumento na produção e no lucro: Aumentar a produtividade significa produzir mais em menos tempo, o que pode resultar em um aumento na produção e no lucro da empresa.
Torna a empresa mais competitiva no mercado: Empresas mais produtivas são mais competitivas no mercado, pois conseguem oferecer produtos e serviços com preços mais atrativos e em um menor tempo de entrega.
Cria uma cultura de inovação: A busca por aumentar a produtividade pode incentivar a criação de novos processos e a adoção de tecnologias mais eficientes, criando uma cultura de inovação dentro da empresa.
Melhora a satisfação dos clientes com os produtos e serviços: Com processos mais eficientes e produtos de melhor qualidade, a satisfação dos clientes pode aumentar, resultando em maior fidelização e recomendação do negócio.
Promove o uso consciente dos recursos e matéria-prima: Aumentar a produtividade pode levar a uma utilização mais consciente dos recursos e matéria-prima, reduzindo desperdícios e contribuindo para a sustentabilidade do negócio.
Facilita o acompanhamento do desempenho da equipe: Com processos mais eficientes e bem definidos, fica mais fácil acompanhar o desempenho da equipe e identificar pontos de melhoria.
Favorece a qualificação dos profissionais, mantendo o pessoal motivado e engajado em construir uma carreira: Ao buscar aumentar a produtividade, a empresa pode investir na qualificação dos profissionais, mantendo a equipe motivada e engajada em construir uma carreira dentro do negócio.
Aumentar a produtividade é uma estratégia fundamental para empresas que buscam crescer e se destacar no mercado.
Além de trazer inúmeras vantagens, como a redução de custos, o aumento no lucro e a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, a produtividade pode criar uma cultura de inovação e incentivar o uso consciente dos recursos.
Por isso, é importante investir em processos eficientes e em uma equipe motivada e qualificada.
Para impulsionar a produtividade na empresa, é importante definir metas e objetivos estratégicos para a equipe. A técnica SMART é uma excelente ferramenta para isso, já que permite a criação de metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis.
S de Specific (Específicos): determina a característica de especificidade ao formular uma meta;
M de Measurable (Mensuráveis): se refere à definição de metas que possam ter seu valor ou volume, analisados e avaliados;
A de Attainable (Atingíveis): criação de metas concretas, passíveis de serem alcançadas;
R de Realistic (Realistas): as metas precisam considerar as condições do meio, ou seja, a realidade dos negócios;
T de Time-bound (Temporizáveis): devem ter prazo e duração estabelecidos.
Ao utilizar a técnica SMART para definir metas e objetivos estratégicos, a equipe da empresa terá mais clareza sobre o que deve ser alcançado e poderá trabalhar de forma mais direcionada e eficiente. Isso contribui para aumentar a produtividade e, consequentemente, os resultados da empresa.
A gestão do tempo é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas modernas. Com a quantidade de tarefas e projetos que precisam ser realizados, fica cada vez mais difícil garantir que tudo seja feito dentro do prazo e com qualidade. Por isso, a OSB Software preparou algumas dicas para ajudá-lo a planejar e organizar melhor o tempo da sua equipe.
Para otimizar o tempo de trabalho, é preciso começar analisando como as atividades são executadas atualmente. Identificar os pontos que podem ser aprimorados é fundamental para criar estratégias que garantam maior eficiência e qualidade na execução das tarefas.
Uma ferramenta que pode ajudar muito nesse processo é o timesheet. Com ele, é possível controlar as horas trabalhadas por cada colaborador em diferentes projetos e atividades, além de centralizar informações sobre compromissos e agendas. Com isso, é possível:
Elaborar estratégias de otimização do tempo: a partir da análise dos dados coletados pelo timesheet, é possível identificar onde estão os gargalos e criar estratégias para otimizar o tempo de trabalho.
Controlar e gerenciar horas: o timesheet permite que o gestor tenha um controle mais preciso das horas trabalhadas por cada colaborador, evitando desperdícios de tempo e aumentando a eficiência da equipe.
Agilizar processos e atividades: com as informações centralizadas em uma única ferramenta, é mais fácil acompanhar o andamento dos projetos e identificar onde é possível acelerar os processos.
Aumentar a produtividade: ao adotar uma ferramenta como o timesheet, é possível aumentar a produtividade da equipe, garantindo que as atividades sejam realizadas dentro do prazo e com qualidade.
Finalização: A gestão do tempo é um desafio constante para as empresas. No entanto, com a adoção de ferramentas como o timesheet e a criação de estratégias que otimizem o tempo de trabalho, é possível aumentar a produtividade da equipe e garantir o sucesso dos projetos. A OSB Software está sempre pronta para ajudá-lo nessa jornada rumo ao sucesso.
Após a definição dos objetivos com base na meta SMART, organizar e planejar o tempo necessário para sua execução, chegou a hora de estabelecer um plano de ação. Consiste em determinar o que será feito, quem fará, em quanto tempo e outras coisas.
O plano de ação, nada mais é do que um cronograma de ações, onde a equipe consegue visualizar todas as atividades que envolvem a meta. Esse esquema é disposto na planilha de um sistema acessado por toda a equipe. Você pode utilizar o modelo de perguntas 5W2H para orientar o desenvolvimento do plano.
What - O que será feito?
Why - Por que será feito?
Where - Onde será feito?
When - Quando será feito?
Who - Por quem será feito?
Ao contrário do que pode parecer, dispender uma parte do dinheiro da empresa no treinamento dos colaboradores não é um gasto, e sim um investimento, além de contribuir significativamente para o aumento da produtividade. Já que, a equipe estará mais bem preparada para atender as demandas de sua função e se empenhar nos projetos internos.
A comunicação afeta diversos pontos da empresa, indo desde o clima organizacional e motivação da equipe, ao desempenho e execução de atividades de produção e serviços. Ou seja, qualquer problema ou falha nesse processo respinga na produtividade e nos lucros.
Uma das estratégias utilizadas pelos gestores para driblar questões relacionadas à comunicação, é implementar canais de comunicação internos, como informes por e-mail e/ou murais, intranet etc., utilizando um programa de software. Organizar eventos periódicos para troca de ideias e acompanhar metas e estratégias da empresa, também surte bons resultados.
O objetivo desses espaços é promover e incentivar a cultura do diálogo na organização, de modo a dificultar a geração dos famosos ruídos na comunicação, que interferem na dinâmica e na produtividade da equipe.
Um dos grandes vilões da produtividade na sua empresa é a execução arcaica das atividades operacionais. Muitas das ações desenvolvidas pelos colaboradores, principalmente nos setores administrativo, financeiro, recursos humanos e logística dispõem de soluções tecnológicas no mercado.
Para impulsionar a produtividade, automatize as atividades, investindo em softwares para otimizar as funções. E, não se esqueça de planejar o período de adaptação, antes de estipular uma meta de produtividade. Ele corresponde ao treinamento dos colaboradores para aprender a trabalhar com a nova ferramenta, somado ao tempo médio que levarão para se ajustarem ao sistema.
Soluções tecnológicas ajudarão a empresa a organizar e impulsionar a produtividade através de softwares. Visto que, tais ferramentas permitem centralizar os dados, melhorar a comunicação entre colaboradores e gestores, facilitar a análise e acompanhamento de resultados, entre outros.
A motivação é uma das chaves para impulsionar a produtividade. Uma equipe engajada tende a entregar melhores resultados, já que estará mais focada na atividade e preocupada em desempenhá-la com excelência. E a melhor forma de conseguir isso é valorizando os colaboradores.
Existem diversas opções no meio corporativo para produzir essa sensação de pertencimento no pessoal. A empresa pode implantar um programa de especialização e profissionalização, oferecendo cursos e bolsas de estudo, em parceria com escolas e faculdades, para investir no aperfeiçoamento dos funcionários. Esse atrativo pode ser oferecido aqueles que atingirem uma determinada meta.
Outra ideia é uma bonificação em dinheiro para o colaborador ou equipe que alcançar um resultado estipulado, baseado na meta de produtividade em que a empresa está engajada. O valor pode ser depositado em conta ou presenteado como vale, e as regras podem ser disponibilizadas no sistema de integração da empresa. Há, ainda, os programas de participação nos lucros e resultados que, também, costumam surtir bons resultados em termos de motivação.
Defina os indicadores de desempenho (KPIs) que serão utilizados para acompanhar a evolução das metas de produtividade. Tais ferramentas permitirão que a empresa analise as estratégias que estão dando resultado e as que precisam ser reelaboradas, de modo a não continuar investindo tempo e dinheiro em algo que não esteja performando conforme o esperado.
Alguns dos principais indicadores para acompanhar a produtividade da empresa são:
Produção por hora: avalia a produtividade de uma determinada atividade de cada colaborador, a fim de identificar quantos produtos ou serviços são finalizados por hora;
Entregas no prazo: esquematiza o número de entregas no prazo, de modo a quantificar quanto a produtividade precisa ser impulsionada;
Índice de Manutenção Produtiva Total (no inglês Total Productive Maintenance - TPM): tem o intuito de reduzir custos, eliminando perdas. Para isso, avalia as perdas ocorridas durante o processo produtivo como quebras, baixa velocidade etc.
A cada ano a empresa deve fazer um balanceamento das estratégias empregadas durante o período, ou seja, realizar um diagnóstico organizacional. O intuito dessa prática é identificar o que deu ou não resultado, definir a situação atual da empresa, comparando ao período anterior e apontar as melhorias.
Baseados nessa análise dos resultados apresentados pelo software de gestão, a empresa estará pronta para elaborar as estratégias para impulsionar a produtividade do ano. As táticas que obtiveram bons resultados devem ser continuadas e aquelas que não atingiram o objetivo esperado, podem ser descartadas ou repensadas, conforme a situação.
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